英語のビジネスメールで返事・返信を催促する方法について解説していきます。   この記事では、英語のビジネスメールにて、早く返事を送ってほしい時に知っておきたい例文や、気をつけるべきポイントについて解説します。 […]

英語のビジネスメールで返事・返信を催促する方法について解説していきます。

 

この記事では、英語のビジネスメールにて、早く返事を送ってほしい時に知っておきたい例文や、気をつけるべきポイントについて解説します。

また、英語でニュアンスが間違って伝わりやすいことも有り、特に注意が必要な件名についても詳しく解説します！

 

記事は下に続きます。

英語のビジネスメールで返事を催促したい！

お仕事で英語を使う方は本当に多くなっていますね。

同僚や上司が外国人という方もいれば、海外出張があったり、メールでのやり取りを頻繁にしているという方も。

 

英語を放つ、使うことがより日常的になってきている昨今、頭を悩ませている方も実際多いようです。

特にメールを送るという作業は、どう書いたらうまく伝わるのかということを考え出すと、なかなかスムーズにできないことも。

 

面と向かってする会話なら、身振りや顔色で相手の言っていることを理解したり、また相手にも自分の考えが伝わりやすいですが、それを文面にするとなると全くと言っていいほど別のもののように感じたりするものです。

特にビジネスのシーンで送るメールについては気を使わなけらばならないことがあります。

 

まず、丁寧な表現であること。

ビジネスのシーンではマストですね。

 

例えば、can you~?の代わりに、

 

  • Would you ~?
  • Could you~?

 

を使うのが一般的です。

SNSで使うような略語は無論NGです。

 

そして、的確に要点を伝えること。

遠回しな言い方では伝わりにくいので、自身の要件を伝えるとともに何をして欲しいのかということを話完結に的確に文章にすることです。

 

これを踏まえて文を作っていくことでビジネスを円滑に進めることにつながります。

今回はビジネスメールのシーンで、返事を催促するときに使うべきフレーズついてご紹介いたします。

 

英語のビジネスメールで催促する際に気をつける点

丁寧な表現で、失礼のないように的確に要点を伝えること、ということを先ほど述べましたが、それにプラスしてメールで催促する際に気をつけておくべきことをまとめてみます。

依頼していたことの返事が欲しい場合、待つ立場となるとより一層その時間が長く感じてしまいます。

 

特に海外にメールを送る場合は時差が発生するので、その時間も考慮してメールを送る、返事を催促することが大切です。

また、意外と陥りやすいミスになりがしな、きちんとメールが送られているかも確認しましょう。

 

送られていなかったりするとそこでまた時間のロスが発生してしまいます。

そして相手にきちんと届いて読んでもらうことがないより大切ですね。

 

件名に気をつけて！

きちんと読んでもらえうメールを送るには、件名にも注意しましょう。

催促メールの件名には、「Reminder」とつけましょう。

 

Reminder: Request for Estimate「見積もりの件の依頼」などと、前回送ったメールの件名の前に「Reminder」をつけると受け取る相手がきちんと確認してくれます。

 

このほかにのReminderの表現として、

 

  • 「Quick Reminder」
    ちょっとした確認、
  • 「Final Quick Reminder」
    最終確認

 

もよく使われます。

 

催促する英語メールを翻訳付きで解説

催促のメールには、返事をください、そしていつまでに返事が欲しいということをきちんと伝えるようにしましょう。

「催促してすいませんが」、という前置きをつけたい場合は、

 

I apologize for the urgency, but~
お急ぎ立てして申し訳ございませんが〜

 

I’m very sorry to bother you, but~

お忙しいところすみませんが〜

 

I understand that you ahem a busy schedule, but~
とてもお忙しいということは理解しておりますが〜

という感じで伝えます。

 

そして、自分のメールを読んでもらっているのかの確認と、返事を促す文を付け足していくとより丁寧に伝わります。

 

I was wondering if you have received  my previous e-mail.

前回送ったメールは届いておりますでしょうか？

 

I am still waiting your response regarding~

〜についてのお返事をまだ待っています。

 

I was wondering if you have checked the e-mail below.

下記のメールはお読みいただけましたでしょうか？

 

I was wondering if you have received the mail that I sent you last week.
先週送ったメールはご覧いただけましたでしょうか？

 

そして返信を促します。

 

Your immediate response is highly appreciate.
早めにお返事をいただけると幸いです。
We are in big hurry, please get it back as soon awn possible.

急いでいるのでできるだけ早めの返事をお願いいたします。

また、期限を伝えて返信を促すのがビジネスメールではとても有効です。

 

I would be grateful if you could let us have your answer connection this matter by May 5th,
この件に関して5月5日までにご回答をいただけると幸いです。
Please respond by this coming Thursday.
今度の木曜日までにお返事をください。
そして期限までに返信をお願いする理由を付け加えるとより効果的です。

 

I need to submit to the customer by May 5th.

5月5日までにお客様に提出しなければなりません。

 

I need your information in order to complete our report.

報告書を作るためにあなたからの情報が必要です。

 

I hope to hear from you by May 5th.
5月5日までに返事をいただきたいです。
と、するとより効果的に内容が伝わります。

まとめ

いかがでしたか？

催促のメールの送り方についてご紹介しました。

 

  • 丁寧な表現
  • 的確な表現
  • 具体的にいつまで返事が欲しいのか
  • 早めに返事が欲しい理由

 

をポイントにしておくときちんと相手に届くはずです。

ぜひ参考にしてみてください。

 

　

日常の気になる英語の豆知識

➡　塾講師の英語の教え方！上手く教えられない人に伝えたい5つのコツを解説

➡　英語の勉強になるおすすめなインスタグラムアカウント！英会話の勉強垢10個を紹介！

➡　昭和の日とみどりの日の英語表記と説明！由来や日にちを英語で解説しよう！

➡　英語で秒数、分、時間の表現方法！読み方や単位、略語に複数形を解説！

➡　塾講師の英語の教え方！上手く教えられない人に伝えたい5つのコツを解説

➡　こんばんはを英語で言おう！メールやくだけた表現、略語にネイティブの夜の挨拶を紹介

➡　5月病を英語で外国人に表現・解説しよう！元気をだしてもらう励ましの言葉も！